Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как составить объяснительную о прогулах без уважительной причины». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Есть несколько ситуаций, когда отсутствие сотрудника на работе признается прогулом. При этом длительным прогулом считают случай, когда работник в течение нескольких дней, месяцев или лет не появляется на рабочем месте и не предоставляет работодателю информацию о причинах своего отсутствия.
Выясняем причину неявки
Трудовой кодекс не обязывает работодателя немедленно приступать к поиску сотрудника. Но если пропавший – человек ответственный, хорошо себя зарекомендовал и живет один, рекомендуем позвонить, а при отсутствии результата – съездить к нему домой, поскольку сотруднику, возможно, нужна срочная помощь.
Если сотрудник несколько дней не выходит на работу, поиски следует активизировать. Несколько раз позвоните на мобильный или домашний телефон – велика вероятность, что сам сотрудник или его близкие смогут прояснить ситуацию. Результаты звонков изложите в докладной записке на имя руководителя организации.
При приеме на работу с согласия сотрудника получите у него все возможные адреса и телефоны, по которым можно связаться с ним или родственниками. При необходимости эта информация облегчит поиск.
Работодатель обязан запросить у сотрудника объяснения о причинах отсутствия в письменном виде (). Телефонный разговор, даже записанный на диктофон, не может служить достаточным основанием для увольнения. Однако он будет дополнительным доказательством вашей правоты. Запрос о предоставлении объяснений нужно направить отсутствующему работнику на все известные адреса, где он может находиться. Например, по месту постоянной регистрации и на съемную квартиру. Рекомендуем отправить данный запрос заказным письмом с уведомлением о вручении.
Если нет уверенности, что сотрудник отсутствует без уважительных причин, рекомендуем периодически звонить ему при свидетелях и составлять акты о результатах переговоров. Не ограничивайтесь одним письмом. Периодически (например, раз в месяц) отправляйте заказные письма с уведомлением о вручении с требованием объяснить причины неявки. Запрос объяснений также можно выслать письмом с объявленной ценностью, с уведомлением о вручении и описью вложения, указав в ней, какой именно документ отправлен работнику.
Если письмо, отправленное работнику, вернулось обратно в связи с истечением срока хранения, нельзя дать однозначный ответ на вопрос, как действовать кадровику. Сотрудник может находиться в больнице, тогда его увольнение будет незаконным.
Проектировщик Василий С. еще в апреле 2014 года стал жаловаться на плохое самочувствие и вскоре перестал выходить на работу. Связаться с ним не удалось, но от общих знакомых сослуживцы узнали, что он в больнице. Мобильный телефон проектировщика был выключен, на звонки домой родственники отвечали, что Василий не может разговаривать. Регулярные просьбы кадровика передать листок нетрудоспособности оставались без ответа, письма возвращались назад в связи с истечением срока хранения. Спустя несколько месяцев проектировщик обратился к работодателю с просьбой оказать материальную помощь на приобретение дорогостоящих лекарств. Факт обращения был зафиксирован в акте. При передаче денег Василия попросили сдать больничный, напомнив, что по нему положены выплаты. Несмотря на то что работник так и не представил листки нетрудоспособности, уволить его за прогул нельзя, и уже второй год в табеле учета рабочего времени Василию ставится код «НН».
Если уведомление о вручении письма, которым были запрошены объяснения, вернулось к работодателю с отметкой «вручено лично», но сотрудник на связь не вышел, составьте соответствующий акт. После этого работника можно увольнять за прогул (). Аналогично следует поступить, если письмо вернулось в связи с отказом адресата от получения. Помните, что увольнение за прогул является дисциплинарным взысканием и может применяться не позднее одного месяца со дня обнаружения проступка ().
Но может сложиться ситуация, когда сотрудник злоупотребляет правом и таким образом демонстрирует отказ от дачи объяснений. Это не является препятствием для увольнения (ч. вторая ст. 193 ТК РФ, ).
В случае если длительное время не удается связаться ни с пропавшим сотрудником, ни с его родственниками, можно обратиться в полицию и объявить работника в розыск. Отказ в приеме заявления не допускается ( , Инструкции, утвержденной , Инструкции, утвержденной ).
Учтите, что, подав заявление в полицию, вы лишаетесь возможности уволить пропавшего работника за прогул до тех пор, пока он не будет найден. Не исключено, что спустя установленный законом срок пропавший работник будет признан судом умершим или безвестно отсутствующим, тогда вы уволите его по части первой статьи 83 Трудового кодекса.
Кратковременный прогул: алгоритм действий
При кратковременном прогуле работодателю, как правило, известно местонахождение сотрудника либо можно его установить (например, когда после пропуска 1 рабочего дня сотрудник вышел на работу или когда на рабочем месте он не появляется, но с ним можно связаться по телефону, электронной почте, через других сотрудников и т.д.).
Порядок действия работодателя в подобных ситуациях четко описан в ст. 193 ТК РФ. До применения дисциплинарного взыскания, коим в данном случае может являться увольнение за прогул, работодатель должен затребовать от работника письменное объяснение. Если по истечении 2 рабочих дней указанное объяснение работником не предоставлено, то составляется соответствующий акт. При этом непредоставление работником объяснения не является препятствием для применения дисциплинарного взыскания. Акт об отказе в предоставлении объяснений составляется за подписями присутствовавших при этом сотрудников. Также необходимо задокументировать и факт отсутствия работника в определенный день на рабочем месте путем составления акта либо собрать иные доказательства (показания свидетелей, докладные непосредственного руководителя прогульщика, выписки из журнала учета на проходной и пр.).
Если причины, приведенные работником в объяснительной по факту прогула, не признаны работодателем уважительными либо работник отказался от дачи объяснений, работодатель вправе применить дисциплинарное взыскание в виде увольнения. Приказ работодателя о применении дисциплинарного взыскания объявляется работнику под личную подпись в течение 3 рабочих дней со дня его издания, не считая времени отсутствия сотрудника на работе. Если работник отказывается ознакомиться с указанным приказом под подпись, то также составляется соответствующий акт.
Правильно увольняем сотрудника за прогул: точный алгоритм действий
Между работодателем и сотрудником возникают отношения, регулируемые трудовым кодексом РФ. Любые производственные процессы должны подчинятся прописанным в этом законе нормам. Если эти нормы нарушаются одной из сторон, то другая имеет право потребовать или принять меры для их соблюдения.
Если сотрудник нарушает трудовую дисциплину, то работодатель вправе применить к нему дисциплинарное взыскание, но строго в соответствии с нормами ТК РФ.
И в нашем случае, разговор пойдет о таком виде нарушения, как прогуле и об одной из возможных санкций за него, – увольнении с работы.
Именно, строгое соблюдение всех законодательных правил позволит руководству предприятия быстро и безболезненно избавиться от нерадивого работника.
Регистрация прогула сотрудника
Регистрация прогула сотрудника производится с помощью документа Отсутствие (болезнь, прогул, неявка), раздел Кадры — Все отсутствия сотрудников или раздел Зарплата — Все начисления.
По кнопке Создать следует выбрать вид документа Отсутствие (болезнь, прогул, неявка).
В поле Месяц выбирается месяц, в котором регистрируется прогул (по умолчанию — текущий месяц).
По умолчанию в поле Организация указывается организация, установленная в настройках пользователя.
Если в информационной базе зарегистрировано более одной организации, то необходимо выбрать ту организацию, в которой оформлен сотрудник.
В полях:
- Дата — указывается дата регистрации документа в информационной базе;
- Сотрудник — выбирается сотрудник, по которому регистрируется прогул.
В разделе Причина отсутствия устанавливается переключатель в положение:
- Болезнь (больничный еще не закрыт) — если известна причина невыхода сотрудника (он болеет, но больничный пока «открыт»);
- Отсутствие по невыясненным причинам — если неизвестна причина отсутствия сотрудника;
- Прогул — если сотрудник отсутствовал на рабочем месте без уважительной причины в течение рабочего дня (смены), как в нашем примере.
Как правильно указать неуважительную причину прогула
Если гражданин отсутствовал на работе по иным основаниям, объяснительная о прогуле работы без уважительной причины составляется по факту произошедших событий. Нецелесообразно указывать вымышленные основания, поскольку работодатель вправе запросить подтверждение событиям.
В таком случае в объяснительной необходимо указать действительную ситуацию, из-за которой вы отсутствовали на рабочем месте.
Чтобы работодатель не применил дисциплинарное взыскание или ограничился наиболее мягким наказанием, укажите:
- отсутствие умысла на длительное отсутствие. Обстоятельства бывают разными, и предугадать их результат невозможно. Случается так, что работник, осознавая риск опоздания на работу, рассчитывает на несерьезное нарушение, а по факту получается прогул;
- основания, по которым вам пришлось прогулять работу. Обстоятельства могут не носить официального характера и иметь подтверждение документом, но для работника являться значимыми. Например, срочно необходимо было купить ребенку подарок, о котором он мечтал, а подарок привезли в магазин на другом конце города. Бытовые обстоятельства имеют место быть, возможно, работодатель отнесется к сотруднику лояльно;
- намерения, с которыми совершен проступок. Например, для выполнения служебного задания требуется редкий технический прибор. Сотрудник отправился на его поиски, никого об этом не предупредив. Работодатель учтет, что работник совершил проступок для выполнения служебного задания, и не применит меры взыскания.
Условия для признания прогула
В судебной практике встречаются случаи, когда причиной для оспаривания увольнения и восстановления на работе становится неверное оформление факта прогула. Не всегда отсутствие на рабочем месте является нарушением дисциплины. Неявка расценивается как прогул только при наличии следующих условий:
- Отсутствие работника на рабочем месте более 4 часов. Если сотрудника не было ровно 4 часа, поставить ему прогул не получится.
- Отсутствие работника на его рабочем месте на протяжении всей рабочей смены, даже если ее длительность составляет менее 4 часа. Если за человеком не закреплено рабочее место и он фактически находился на территории предприятия, это не будет считаться прогулом.
- Отсутствие уважительной причины для невыхода на работу. Если такая причина есть, нужно подтвердить ее оправдательным документом — больничным листом, судебной повесткой, справкой от врача.
- Доказанный факт прогула. Работодатель обязан документально зафиксировать это нарушение дисциплины, получить подписи свидетелей, указать точное время и дату, подробно описать обстоятельства. Если имело место неправильное оформление прогула работника, суд встанет на его сторону.
Какие причины считаются неуважительными?
Конкретный перечень неуважительных факторов ТК РФ не предусматривается, однако в судебной практике встречаются несколько ситуаций, когда увольнения за прогулы были признаны правомерными:
- Непредоставление больничного листа за весь период болезни.
- Уход в любой отпуск, если заявление не подписано руководителем.
- Уход за родственником, находящимся на стационарном лечении, если в этом нет необходимости.
- Работник самовольно и без уважительных причин покинул рабочее место, не согласовав это с начальником.
- Обстоятельства прогула руководству неизвестны, но и сам сотрудник отказывается давать пояснения.
- Если человек проспал, не хотел идти на работу или просто забыл.
В последнем случае доказать прогул бывает проблематично: как правило, работники все же придумывают уважительные причины и указывают их в объяснительных, дабы избежать увольнения.
Пояснение от работника
Если в течение этого же дня или на следующий день служащий появляется на предприятии, с него нужно потребовать пояснения по факту его отсутствия ранее. Это оформление документов при увольнение сотрудника за прогулы.
На то, чтобы оправдаться, работнику дается двое суток.
Чтобы служащий не заявил в самый неподходящий момент, что пояснений у него никто не просил и вообще его даже слушать не стали, лучше всего попросить его дать пояснения письменно: служебной запиской или телеграммой – если на работу он так и не вышел.
Пояснения от сотрудника также должны быть выданы в письменной форме – обычно в форме пояснительной записки.
Если служащий отказывается выдать пояснения, необходимо также составить об это акт за подписью двух свидетелей.
Также нужно понимать, что не всегда убедительная причина отсутствия на рабочем месте может быть подтверждена документально. Например, если служащий не явился на предприятие по причине болезни, а сам в это время находился далеко за городом и не мог обратиться за медицинской помощью, а больничный лист получил лишь в день, когда смог появиться у врача по месту прописки или обслуживания предприятия. Начальник может не поверить сотруднику и уволить его за прогул, но если на суде он предоставит, например, свидетелей, которые подтвердят, что все было именно так, расторжение трудового договора может быть признано незаконным.
Ошибки при увольнении за прогул
Как уже было сказано выше, не стоит полагать, будто уволить работника за отсутствие на рабочем месте очень просто. Помимо оформления необходимых документов и точного расчета с сотрудником необходимо убедиться, что вам не грозит судебное разбирательство – случаи бывают всякие.
Самое главное, конечно, тщательное документирование ситуации, с подписями всех свидетелей и указанным временем и датой. Если, например, в акте не будет указано время, когда он составлен, всегда можно будет сказать, что акт подготовили вечером, а с утра сотрудник был на своем рабочем месте.
Далее – в документах стоит отражать только то, что было на самом деле. Если, к примеру, служащий не смог попасть на свое рабочее место, потому что его не пропускала охрана предприятия по распоряжению руководителя, о чем в акте, разумеется, не сказано, может оказаться, что он докажет это в суде, и работодателю придется не только восстановить сотрудника на прежней должности, но и выплатить компенсацию.
Если вы увольняете подобным образом несовершеннолетнего, необходимо получить согласие инспекции труда и комиссии по делам несовершеннолетних.
При этом увольнение задним числом ошибкой или нарушением считаться не будут – ведь у работодателя не было и не могло быть точных сведений о том, как поведет себя сотрудник и когда вообще появится на предприятии, чтобы можно было оформить все, как полагается.
Как уволить за прогулы
Украинское законодательство предусматривает различные варианты увольнения. Если с нерадивым сотрудником не удаётся договориться «мирно», его согласно п. 4 ч. 1 ст. 40 КЗоТ можно уволить по инициативе работодателя, в том числе и за прогулы. Прежде чем увольнять, стоит разобраться с самим понятием прогула, чтобы в дальнейшем работодатель не имел проблем.
Разделение труда — вот главное отличие наших комплексных пакетов. Хотите экономить — пакет БИЗНЕС — ведите базу самостоятельно, мы будет выполнять лишь функции контроля. В пакете ПРЕМИУМ мы будем вести вашу базу самостоятельно.
Пакет ПРОСТОЙ — платите по-операционно. Плата за бухуслуги зависит от активности вашей хоздеятельности в отчетном месяце.
3DБухгалтерия, кандидат экономических наук
Прогул, как основание для увольнения
Наниматель вправе уволить своего сотрудника за действия, которые подпадают под определение прогула. Трудовой кодекс в пп. а) п. 6 ч. 1 ст. 81 признает им следующие проступки, которые совершены без уважительной причины:
- работник отсутствовал на рабочем месте в течение всей смены (невыход на работу);
- сотрудник покинул место работы и не появлялся в течение полных четырех часов и более.
Прогулом признается также случай, когда работник оформлен по трудовому договору, написал заявление об увольнении, но не отработал положенный двухнедельный срок. А также не вышел на работу без уважительной причины и не предупредив о расторжении договора.
Сложности вызывает вопрос учета в непрерывное время отсутствия на работе в обеденный перерыв. По мнению суда, время для отдыха и приема пищи должно быть исключено из общего времени прогула, поскольку оно не учитывается, как рабочее время (в соответствии с нормами ст. 106 и 108 ТК). Но каждый конкретный судья по этому вопросу может иметь свое мнение, считая, что перерыв на отдых и обед не прерывает времени необоснованного отсутствия на работе. Приведем в таблице значения, которые признаются периодом отсутствия и прогулом в зависимости от продолжительности рабочей смены.
| Продолжительность рабочей смены | Время отсутствия на рабочем месте без уважительной причины | Считается ли прогулом |
|---|---|---|
| 3 часа по режиму совместительства | 1 день | Да |
| 5 часов – неполный рабочий день | В период рабочей смены в течение 3 ч. 30 мин. подряд | Нет |
| 8-часовая обычная смена с часовым перерывом на обед | В течение смены с 9 до 13 часов | Нет |
| В течение смены с 12 часов до конца рабочего дня | Да |
Как правильно сделать запись в трудовой книжке об увольнении за прогулы 2023 году?
Сведения о дисциплинарных наказаниях в трудовую книжку не заносятся (ч. 4 ст. 66 ТК РФ). В ней отражаются все записи об увольнении, ссылаясь на статьи закона, по которым оно произошло и на основании приказа по организации. Поэтому кадровый работник при заполнении соответствующей строки обязан руководствоваться в первую очередь текстом приказа руководителя, где отражается причина увольнения.
Если с работником прекращены трудовые отношения из-за прогула, то следует указать:
- В графе 1 указывается номер записи по порядку (по принципу сквозной нумерации);
- В графе 2 – дата увольнения по приказу;
- в графе 3 — пп. «а» п. 6 ч. 1 ст. 81 ТК РФ, где содержаться данные о приеме, переводе и увольнении.
- в графе 4 прописывается документ, являющийся основанием для внесения записи в трудовую книжку (реквизиты приказа).
Заверяется запись ответственным за ведение трудовых книжек работником организации или ее руководителем и печать работодателя при ее наличии.
Статья 81 ТК РФ в 2021 году
В ст. 81 ТК РФ, а именно подп. «а» п. 6, говорится о том, что в случае прогула работодатель на законных основаниях может уволить работника. При этом должны быть соблюдены условия, о которых говорилось ранее.
Но всегда ли руководитель должен уволить работника за прогул? Данная статья дает ему право сделать это, но не устанавливает такую обязанность. Законодатели оставляют право выбора за руководством компании. Оно может вынести сотруднику выговор, замечание или просто оставить прогул без внимания.
В некоторых случаях увольнение работника возможно из-за его ухода в самовольный отпуск без предупреждения руководства. На каждом предприятии должен быть составлен ежегодный график отпусков. Он доводится до сведения работников. Отсутствие графика признается нарушением норм трудового законодательства.
Узнайте, как правильно составить график отпусков, и скачайте его бланк на нашем сайте. Читайте статью «График отпусков – бланк и образец заполнения в 2021 году».
Но в любом случае уход в отпуск без согласования с руководством является нарушением трудовой дисциплины, и сотрудник может быть привлечен к ответственности за прогул.
Вам также могут быть полезны статьи:
- «Как правильно оформить отпуск с последующим увольнением?»;
- «Приказ на ежегодный оплачиваемый отпуск – образец и бланк».
Порой бывает и так, что прогулом заканчивается желание работника уволиться по собственному желанию. Сотрудник пишет заявление на увольнение и, не отработав 2 недели, не выходит на работу в положенное время.
Если работодатель увольняет работника за прогул, он делает соответствующую отметку в его трудовой книжке со ссылкой на ст. 81 ТК РФ.
Уважительные причины отсутствия сотрудника на рабочем месте
К уважительным причинам относится отсутствие сотрудника на работе по независящим от него обстоятельствам, которые не считаются прогулом, а именно:
-
Оформление листка нетрудоспособности по причине болезни самого работника, а также по уходу за больными детьми или нетрудоспособными членами семьи.
-
Устранение аварийных ситуаций по месту жительства сотрудника.
-
Принятие участия в судебных заседаниях в качестве присяжного или в различных оперативно-следственных операциях в качестве свидетеля. Подтверждается повесткой или иным документом, выданным судебным органом.
-
Похороны умерших родственников.
-
Дорожно-транспортные происшествия на автомобильных магистралях.
-
Форс-мажорные обстоятельства у сотрудника. Например, авария, пожар, наводнение или другие неприятности. Подтверждается справками из ГИБДД, ЖЭУ или иных инстанций.
-
Ликвидация последствий стихийных катастроф.