Как правильно сделать справку 2 НДФЛ в 2023 году

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как правильно сделать справку 2 НДФЛ в 2023 году». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.


Во втором разделе справки 2-НДФЛ также указывается адрес места жительства физлица, так как указано в его паспорте или ином документе. Таким образом, в справке 2-НДФЛ фиксируют постоянную регистрацию физлица или его временную прописку.

На бланке 2-НДФЛ представлено довольно много реквизитов, требующих заполнения, каждый из которых является важным. Однако, бухгалтер не всегда может владеть информацией о них, либо сомневаться в том, необходимо ли их проставлять. Для удобства сведем рассмотренные выше реквизиты в таблицу и определим необходимость указания их в 2-НДФЛ:

Реквизит справки 2-НДФЛ Нужен ли в справке
ИНН работника Если у работника отсутствует ИНН, а выяснить его не представляется возможным, то справку можно и без данного реквизита.
Печать компании Печать на справке не требуется, но если компания не отказалась от использования печати, то она может поставить ее в справке и нарушением это считаться не будет.
Адрес работника Без адреса работника 2-НДФЛ не получится сдать в электронном виде. С работника следует потребовать любой документ, подтверждающий его адрес (например, заявление). Если получить сведения о прописке с работника не удалось, то справку лучше отправить по почте.

Где ставить печать в справке 2-НДФЛ

Если работник попросит заверить справку печатью, то удовлетворить его просьбу можно, так как наличие печати не будет считаться ошибкой.

Поставить штамп можно в строке, где указывается ФИО налогового агента.

Что такое справка 2-НДФЛ

НДФЛ расшифровывается как «налог на доходы физических лиц». Документов, связанных с этим налогом, несколько, поэтому они для большей понятности пронумерованы цифрами от 1 до 5. Большинство из них нужно в основном предпринимателям и владельцам собственного бизнеса: таким образом бизнесмен отчитывается в налоговую об обязательных выплатах. Однако 2-НДФЛ может пригодиться и физическому лицу. Это справка, сообщающая о доходах человека, которые облагаются налогом, например информация о его зарплате. Этот документ показывает, сколько денег человек получил за определенный период и каков размер обязательных налогов, которые он выплатил со своего дохода. Справка подтверждает материальный уровень человека и отображает, какую сумму тот получает ежемесячно.

Раздел 2 «Общие суммы дохода и налога по итогам налогового периода»

В Разделе 2 отражаются данные о суммах начислений и удержаний налога, ставки налога и налоговая база.

Вот эти данные:

  • ставка налога;
  • общая сумма дохода;
  • налоговая база;
  • сумма налога исчисленная;
  • сумма фиксированных авансовых платежей;
  • сумма налога удержанная;
  • сумма налога перечисленная;
  • сумма налога, излишне удержанная налоговым агентом;
  • сумма налога, не удержанная налоговым агентом.

Если заполняете формы 2-НДФЛ с признаком 2 или 4:

  • в поле «Общая сумма дохода» нужно указать сумму начисленного и фактически полученного дохода, с которой не удержан налог налоговым агентом, отраженную в Приложении;
  • в поле «Сумма налога исчисленная» нужно указать исчисленную, но не удержанную сумму налога;
  • в полях «Сумма налога удержанная», «Сумма налога перечисленная» и «Сумма налога, излишне удержанная налоговым агентом» указывайте нулевые показатели;
  • в поле «Сумма налога, не удержанная налоговым агентом» нужно указать исчисленную сумму налога, которую налоговый агент не удержал в налоговом периоде.

Форма 2-НДФЛ присутствует практически в каждом перечне документов, который прилагается к заявлениям на предоставление налогового вычета, на получение кредита, для подтверждения права на соцльготу и прочее. Для человека далекого от работы с бумагами бывает не сразу понятно, что требуют от него чиновники. Расшифровка аббревиатуры упрощает понимание:

  • НДФЛ (налог с доходов физических лиц) – показывает, что документ имеет отношение к размеру заработка работников и суммам удержанного подоходного налога;
  • цифра 2 – указывает порядковый номер формы в альбоме фискальной отчетности (к примеру, по состоянию на 2021 год актуальными остались отчеты 3-НДФЛ, 4-НДФЛ и 6-НДФЛ).

Эта справка предоставляется физлицом в ряде случаев. Запросить образец 2-НДФЛ могут в кредитно-финансовых организациях, налоговой инспекции и других учреждениях. Расшифровывается 2-НДФЛ как «налог с дохода физического лица». Справка является способом уведомления фискальных органов о заработке конкретного гражданина и налогах, уплаченных с прибыли. Обязанность оформлять и передавать документ в налоговую лежит на работодателе. Как правило, этим вопросом занимается финансовый отдел предприятия. Если гражданину потребуется предъявить справку в банке или любом другом месте, ему следует обратиться за получением образца 2-НДФЛ непосредственно в бухгалтерию своего предприятия. На оформление документа обычно требуется 2-3 дня.

Читайте также:  Размер пенсии по инвалидности в 2023 году

Предоставление 2-НДФЛ

Справка о доходах лица, имеющего официальное трудоустройство, выдается главой организации, предприятия, частной компании. Работодатель предоставляет документ в ФНС в обязательном порядке или сотруднику по его письменному заявлению.

Таблица 1. Порядок и описание представления документа.

Объект выдачи Федеральная налоговая служба Работник
Информация о доходах каждого работника в течение года Информация о прибыли работника, с которого не взимались налоги на протяжении года Сведения о доходах по собственному желанию
Основание Обязательное требование по ст. 230 НК РФ Обязательное требование по ст. 226 НК РФ Письменный запрос по п.3 ст. 230 РФ, ст. 62 ТК РФ
Количество экземпляров Один Два: один в ФНС, второй – сотруднику организации Указанное в заявлении
Оформление справки Оригинал Оригинал Оригинал
Период предоставления До 1 апреля истекшего календарного года До 1 марта истекшего налогового периода, когда произошел инцидент 3 рабочих дня
Способ представления
  • посещение ФНС налоговым агентом, представителем работодателя
  • электронное письмо
  • факс
  • личное посещение
  • письмо через почтовое отделение
  • личное посещение
  • письмо через почтовое отделение

Работодатель обязан представить справку только сотруднику, с которым подписан трудовой договор. Для военнослужащих, заключивших контракт, налоговым агентом выступает государство. Представление НДФЛ формы 2 осуществляется в Едином расчетном центре Минобороны России.

Как внести данные в справку о доходах

Разберем детально в таблице, как с 2021 года заполняют поля справки о доходах.

ЗАПОЛНЕНИЕ ПОЛЕЙ СПРАВКИ О ДОХОДАХ И СУММАХ НАЛОГА ФИЗЛИЦ В 2021 ГОДУ

Номер справки Для каждого физлица/каждой справки присваивают уникальный порядковый номер в течение налогового периода.

То есть, это не значит, что если справка Иванова была под номером «1» в 2021 году, то такой же номер должен быть и у справки Иванова в 2022 году. Но в одном календарном году все номера должны быть уникальными. То есть – не повторяющимися

Номер корректировки сведений При корректировке сведений ставят номер корректировки «01», «02» и т. д. При аннулировании справки ставят номер «99». При этом порядковый номер справки, которую корректируют или аннулируют должен соответствовать первичной
Раздел 1. Данные о физическом лице Сюда вносят данные о физлице – получателе дохода: ИНН, Ф.И.О., дата рождения, гражданство, удостоверяющий личность документ.

Статус плательщика:

1 – налоговый резидент РФ

2 – налоговый нерезидент РФ

3 – высококвалифицированный специалист, не являющийся налоговым резидентом РФ

4 – участник госпрограммы по содействию добровольному переселению в РФ, не является налоговым резидентом

5 – иностранный гражданин – беженец или получил временное убежище в РФ, не является налоговым резидентом

6 – иностранный гражданин, осуществляющий трудовую деятельность в РФ по найму на основании патента

Раздел 2. Общие суммы дохода и налога за налоговый период Сначала указывают ставку налога. Если налоговым агентом было выплачено несколько видов доходов, облагаемых по разным ставкам, справку заполняют на каждую ставку.

Общая сумма дохода – это сумма дохода по указанной ставке. Включает в себя сумму НДФЛ

Налоговая база – сумма облагаемого дохода, то есть с учетом вычетов

Сумма налога исчисленная – налоговая база × соответствующая ставка налога

Сумма налога удержанная – та сумма, которую налоговый агент удержал при выплате дохода

Сумма фиксированных авансовых платежей – в отношении иностранных работников на патенте. Принимают в уменьшение исчисленного налога

Сумма налога перечисленная – сумма, которую налоговый агент перечислил в бюджет

Сумма налога, излишне удержанная налоговым агентом – сумма налога, которую налоговый агент не вернул налогоплательщику, а также суммы, образовавшиеся в связи с изменением налогового статуса налогоплательщика в налоговом периоде

Раздел 3. Стандартные, социальные и имущественные налоговые вычеты Налоговый агент по заявлению налогоплательщика может предоставить ему налоговые вычеты по НДФЛ. Для стандартного вычета достаточно заявления, а для получения имущественного и социального вычета у работодателя нужно получить подтверждение из налоговой о том, что налогоплательщик имеет право на вычет.

Здесь указывают код вычета (полный перечень кодов указан в Приложении № 2 к приказу ФНС от 10.09.2015 № ММВ-7-11/387) и сумму вычета.

Далее проставляют код уведомления:

1 – подтверждает право на имущественный вычет

2 – подтверждает право на социальный вычет

3 – подтверждает право на уменьшение налога на фиксированные авансы (для иностранцев на патенте)

Также указываю дату, номер уведомления и код налогового органа, его выдавшего

Раздел 4. Сумма дохода, с которого не удержан налог налоговым агентом, и сумма неудержанного налога Сумму неудержанного налога и сумму дохода, с которого налог не удержан, указывают лишь в том случае, если у налогового агента не было возможности удержать налог (например, при выплате дохода в натуральном виде). Если доход будет выплачен позже (например, при задержке зарплаты) или налог будет удержан позже, то отражать эти суммы здесь не надо

Как правильно поставить печать на новой форме

Справка нового образца заверяется только подписью налогового агента, а также его законного представителя по доверенности.

По собственному желанию можно дополнить документ круглой печатью. Если организация использует оттиск в своей деятельности, то его необходимо применять в отчётности согласно установленным стандартам.

Так как место для оттиска на справке 2-НДФЛ в обновлённом формате отсутствует, то ставится печать по-разному.

Правильным будет считаться её использование в следующих местах документа:

  • На подписи ответственного лица;
  • Нижеуказанных подписей.

Проставление оттиска таким образом является негласной общепринятой нормой. Она используется по аналогии с предыдущим образцом справки, в которой буквы «М. П.» указывали на место печати.

Форма справки2-НДФЛ, выдаваемая нанимателем работнику

Новый бланк справки о доходах 2-НДФЛ, которую выдает наниматель работнику, представлен Приложением 1 к Приказу ФНС РФ № ММВ-7-11/566@ от 02.10.2023. В обновленной версии он именуется несколько по-иному: «Справка о доходах и суммах налога для физлиц». По части внесенных изменений следует отметить следующее:

  1. Изменена структура бланка: его новая версия состоит из 3 разделов, а не из 5, как ранее.
  2. Введены дополнительные реквизиты (отдельные коды) для уведомления по имущественному, социальному вычету, а также для понижения суммы налога на фиксированные авансы.

Таким образом, изменения коснулись только названия справки, ее структуры (количества разделов) и реквизитов по вычетам. Актуальный на 2023 г. обновленный бланк 2-НДФЛ включает:

  • сведения о работнике (ФИО, статус, гражданство, место рождения, реквизиты удостоверяющего документа);
  • обобщенные суммы дохода физлица и удержанного налога по требуемому периоду;
  • соответствующую информацию о предоставленных вычетах.

Помимо названых данных налоговый агент, заполняя бланк, указывает стандартные реквизиты документа (№, признак, отчетный год, код ИФНС и др.), датирует его и заверяет своей подписью с расшифровкой.

Приложение 1 содержит бланки 2-НДФЛ в формате TIF и PDF. Далее представлен аналогичный бланк формата Excel.

Порядок заполнения бланка детализирован в Приложении 2 к Приказу ФНС РФ № ММВ-7-11/566@.

Общая информация о справке 2-НДФЛ

Рассматриваемая справка применяется в следующих ситуациях:

  • Для предоставления в фискальную инстанцию. Отмеченная процедура должна производиться один раз в год для осуществления налоговиками контроля над выплатой нанимателями доходов своим сотрудникам;
  • По запросу самого трудоустроенного лица. В этом случае справка выписывается на основании письменного прошения субъекта.

Подразумевается, что существует всего две приведенные причины для составления рассматриваемой бумаги. Отмеченный факт следует принимать во внимание, подавая отчетность в текущем году, так как еще с конца 2018 года в действие были введены две отдельные формы. Новые бланки справок фиксируются в Приказе ФНС РФ № ММВ-7-11/566@ от 02.10.2018г.

До указанного нововведения бланк документа был единым и содержал код «2-НДФЛ». В настоящей момент приведенный код остался только на формах, предназначенных для предоставления в фискальную инстанцию. В свою очередь, бумага, предоставляемая по запросу работника, теперь называется «Справка о доходах и суммах налога физлица».

На подобных справках не должно указываться «2-НДФЛ». Если такая приписка будет сделана, это будет означать, что бумага выписана по старому образцу, а значит – не считается действительной.

Для нанимателей подача рассматриваемой справки в фискальную инстанцию – обязательная процедура, приведенная в положениях НК РФ. Главное, чтобы наниматель выступал официальным налоговым агентом конкретного подчиненного.

Когда управленцу поступает запрос от подчиненного о необходимости получить изучаемую бумагу, то зачастую это необходимо для следующих целей:

  • получение банковского займа;
  • получение государственных пособий или субсидий, а также для оформления ряда преференций;
  • заявка субъекта на получение налогового вычета.

Кредитные компании нередко одобряют подтверждение доходов посредством документа, оформленного внутри банка. Однако если сотрудник вынужден обратиться к нанимателю, то ему потребуется получить новую форму справки.

Также важно отметить, что довольно часто работники получают доходы, не облагающиеся НФДЛ. Например, пособия по БиР или по уходу за малышом. В такой ситуации уместно не предоставлять рассматриваемую бумагу, так как в ней будут отражены только нули. В бланке формы 2-НДФЛ, в том числе, в ее новом виде отображаются только доходы, облагаемые НДФЛ.

Читайте также:  Установлены особенности регулирования земельных правоотношений в 2023 году

Когда на 2-НДФЛ требуется печать

Если работник подает соответствующее заявление на имя своего руководителя, то в соответствии со , ему должны предоставить справку 2-НДФЛ. Так как работодатель, удерживающий НДФЛ со своих работников, выступает в роли налогового агента. Все документы, непосредственно касающиеся работы, должны выдаваться сотрудникам в трехдневный срок с даты подачи заявления, а также в день увольнения.

Часто сотрудник просит предоставить ему справку 2-НДФЛ для оформления кредита в банке. Однако, это не означает, что компании обязана проставить на данной справке печать. Законодательство не обязывает компании это делать. Достаточным будет только наличие подписи руководителя. Но, присутствие печати в таком документе будет служить дополнительным подтверждением того, что справка является подлинной. Поэтому, если такая возможность есть, то печать будет нелишним поставить (

Когда численность компании составляет несколько человек, то 2-НФДЛ можно сдать в налоговую на бумаге. Если число физических лиц, получивших доход в компании, превысило 25 человек, то сдавать отчет придется только в электронном виде (п. 2 ст. 230 НК РФ) по телекоммуникационным каналам связи.

Для подготовки отчетов используется бесплатное ПО ФНС «Налогоплательщик ЮЛ». Чтобы отправить электронный отчет в ИФНС в электронном виде, необходимо заключить договор с уполномоченным оператором связи, получить электронно-цифровую подпись и установить программное обеспечение.

Как проверить справку перед сдачей в налоговую в электронном виде? Для этого достаточно скачать на официальном сайте ИФНС бесплатную программу Tester. Установив ее на своем компьютере, можно проверить файл, отправляемый в ИФНС, на соответствие формату предоставления отчета в электронном виде.

Правила проставления печати на 2-НДФЛ в 2022 году

  • шапка (код территориального налогового органа, налоговый период за который выдается справка);
  • информация относительно самого налогоплательщика, полученных им доходах за определенный период, сумме удержаний и вычетов (при их наличии);
  • данные о составителе и его подпись.
  • гражданин при оформлении государственной помощи (например, субсидии);
  • финансовая организация при выдаче кредитных средств любого назначения;
  • налоговая инспекция при формировании размера налогового вычета (в связи с покупкой жилья, обучением ребенка и прочими предусмотренными законодательством случаями);
  • гражданин в процессе трудоустройства на новое место работы.

Когда на 2-НДФЛ требуется печать

Если работник подает соответствующее заявление на имя своего руководителя, то в соответствии со , ему должны предоставить справку 2-НДФЛ. Так как работодатель, удерживающий НДФЛ со своих работников, выступает в роли налогового агента. Все документы, непосредственно касающиеся работы, должны выдаваться сотрудникам в трехдневный срок с даты подачи заявления, а также в день увольнения.

Часто сотрудник просит предоставить ему справку 2-НДФЛ для оформления кредита в банке. Однако, это не означает, что компании обязана проставить на данной справке печать. Законодательство не обязывает компании это делать. Достаточным будет только наличие подписи руководителя. Но, присутствие печати в таком документе будет служить дополнительным подтверждением того, что справка является подлинной. Поэтому, если такая возможность есть, то печать будет нелишним поставить (

Кто обязан сдавать справки

Скачать бесплатно образец новой справки 2-НДФЛ за 2021 г. необходимо всем налоговым агентам, которые обязаны отчитываться в ИФНС. Ими являются организации, индивидуальные предприниматели, иные лица, в соответствии со статьей 226 НК РФ, которые выплачивают доход физическому лицу, являющемуся налогоплательщиком, работники, находящиеся с организацией в трудовых отношениях, работающие по договору подряда, иные граждане. Такое лицо обязано исчислить, удержать налог у налогоплательщика и перечислить его в бюджет.

Форма для сдачи в ИФНС заполняется по каждому физическому лицу.

Каждый налоговый агент обязан обеспечить учет доходов, выплаченных физическим лицам, предоставленных им вычетов, исчисленных и удержанных налогов. Для этого составляется налоговый регистр. Открывается он сразу при приеме сотрудника на работу. Регистр разрабатывается и утверждается самостоятельно налоговым агентом и содержит сведения:

  • о физическом лице, его идентификационных данных (Ф.И.О., дата рождения, паспортные данные, ИНН);
  • видах и суммах доходов;
  • предоставленных вычетах;
  • суммах исчисленного, удержанного и перечисленного налогов;
  • датах удержания налога и его перечисления в бюджет, реквизитах платежных документов.

Именно данные этого налогового регистра будут использованы для заполнения форм. Обратите внимание, что если организация выплачивала сотруднику только пособие, не облагаемое НДФЛ (например, по уходу за ребенком до 1,5 лет), то справку в ИФНС сдавать не нужно.


Похожие записи:

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *