Назначаем и оформляем на должность контрактного управляющего правильно

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Назначаем и оформляем на должность контрактного управляющего правильно». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Мелкие заказчики, как правило, распоряжаются годовым бюджетом не более 10 млн. руб., а их типичным представителем являются муниципальные учреждения. Большая часть и так небольшого бюджета к тому же уходит на коммунальные нужды.

Госзакупки — популярная тема

На сегодняшний день, сфера госзаказа стала очень популярной и привлекает все больше людей.

Среди них есть те, кто только выбирает специализацию, есть люди, которые, уже имея за спиной опыт в другой области, меняет профессию кардинально, в надежде добиться больших результатов.

Очень часто мы выбираем профессию по ее внешним признакам и атрибутам, исходя из стереотипов. Определяя свою будущую специализацию, люди попадают в ловушку своих представлений, которые не имеют ничего общего с реальностью.

Госзакупки — сложная область

Такой профессии, как контрактный управляющий, даже нет в Квалификационном справочнике должностей. Поэтому у контрактного управляющего в трудовой книжке не будет записи с таким красивым словосочетанием.

Должность будет называться как угодно: специалист, бухгалтер, инженер, юрист, экономист, но никак не контрактный управляющий.

Любопытно, что в настоящее время основная масса тех сотрудников, кто занимается госзакупками на стороне заказчика – это действительно люди смежных профессий, которым дали дополнительную нагрузку и лишнюю головную боль.

При этом дополнительный функционал далеко не всегда оплачивается.

Онлайн-интервью с О.В. Анчишкиной, к.э.н., ведущим научным сотрудником Института экономики РАН, экспертом ООН по публичным закупкам, руководителем проекта «Центр стратегических разработок по развитию контрактной системы»

О профессии специалист по госзакупкам, о ее будущем и перспективах в этой сфере для молодых специалистов мы поговорили с к.э.н., ведущим научным сотрудником Института экономики РАН, экспертом ООН по публичным закупкам, руководителем проекта «Центр стратегических разработок по развитию контрактной системы» О.В. Анчишкиной.

КонсультантПлюс: Ольга Владленовна, вы один из авторов концепции контрактной системы, а именно, федеральных законов №44-ФЗ и №223-ФЗ. По сути, вы стояли у истоков создания новой профессиональной сферы в нашей стране. Давайте разберемся, что же собой представляет данная профессия на сегодняшний день. На ваш взгляд, какое высшее образование предпочтительно для специалиста по госзакупкам — юридическое, экономическое или бухгалтерское?

Специалист по госзакупкам

Ольга Владленовна Анчишкина специалист по госзакупкам: При ответе на вопросы об образовании обратила бы внимание на три самостоятельных аспекта. Поясню по каждому, чтобы обосновать итоговые рекомендации.

Во-первых, рассмотрим, как обстоят дела с образованием специалистов по публичным закупкам (закупкам для государственных и муниципальных нужд по правилам закона № 44-ФЗ).

Для данной группы госслужащих предпочтительно иметь профильное, специальное профессиональное образование — закупщик, снабженец, специалист по логистике, а в международной терминологии — supply chain manager.

Или даже более специализированное образование специалиста по публичным закупкам, а в международной терминологии — contracting officer. Известно, что у нас в стране таких специалистов не готовят.

В большинстве учебных заведений нет даже магистратур по госзакупкам. Образование идет в рамках подготовки специалистов государственного и муниципального управления или иных более общих (по отношению к закупкам) специальностей. Пока российские учебные организации ограничиваются системой дополнительного образования, в рамках которой ведут профессиональную подготовку и переподготовку специалистов контрактных служб, контрактных управляющих и членов закупочных комиссий. В таком случае давайте посмотрим, где именно учились те, кто сейчас работает на руководящих должностях в госзаказе.

Выясним таким образом, какое образование в российских реалиях действительно наилучшим образом формирует базу знаний для специалистов по госзаказу. Так, согласно официальной информации Минфина России, Демидова Т.П., директор департамента бюджетной политики в сфере контрактной системы, получила юридическое образование.

Окончила Современный гуманитарный институт по специальности юриспруденция, магистратуру Московского государственного института международных отношений (университета) МИД РФ. Дегтев Г.В., руководитель департамента города Москвы по конкурентной политике, окончил Московский энергетический институт. Сачков Д.И., председатель комитета по государственному заказу Санкт-Петербурга, окончил юридический факультет Санкт-Петербургского государственного университета. Гончаров Е. Н., временно исполняющий обязанности руководителя управления по регулированию контрактной системы в сфере закупок Воронежской области, окончил Воронежский государственный университет (квалификация экономист).

Это лишь несколько примеров, которые показывают, что в существующих правовых условиях и с учетом реальных кадровых лифтов востребованным является юридическое и экономическое образование. Между тем для продвижения по госслужбе в сфере госзаказа не станет преградой и иная квалификация.

Замечу, российская ситуация не является уникальной. Получить профильное образование по публичным закупкам можно далеко не во всех странах даже с развитыми рыночными экономиками.

Страны Европейского союза, в лице закупочного сообщества, поставили перед правительствами и наднациональными органами вопрос об институализации профессии публичного закупщика и соответствующей образовательной подготовке. И хотя развитие систем публичных закупок в направлении последовательной профессионализации идет, Европа пока не завершила данный процесс. Однако есть страны, которые этот вопрос уже решили. К примеру, специалистов по госзакупкам готовят в США, причем высшие учебные заведения этой страны готовят как специалистов по гражданским публичным закупкам, так и по военным закупкам. В сфере подготовки и совершенствования кадров в области госзакупок существуют такие профильные учебные заведения, как Federal Acquisition Institute, The National Institute of Governmental Purchasing, Defense Acquisition University. Выходит специализированное издание — «Government Procurement Journal».

Одновременно имеется признание и, соответственно, приравнивание дипломов гражданских и военных специалистов по закупкам. Это дает возможность переходить из одной сферы в другую, дополнительно сдавая лишь отдельные узкопрофильные дисциплины.

Назначение на должность управляющего.

Если должность контрактного управляющего штатным расписанием не предусмотрена или предусмотрена, но вакантна, управляющего нужно назначить из числа работников. Назначение осуществляется приказом работодателя. Образец см. ниже.

Государственное автономное учреждение «Горводоканал»

(ГАУ «Горводоканал»)

ПРИКАЗ

о назначении контрактного управляющего

г. Самара

10.01.2020 № 2-К

В соответствии со ст. 38 Федерального закона от 05.04.2013 № 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд»:

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Назначить главного бухгалтера ГАУ «Горводоканал» Иванову И. Е. на должность контрактного управляющего, ответственного за закупки товаров, работ, услуг для обеспечения нужд ГАУ «Горводоканал», включая контроль исполнения контрактов.

2. Возложить на Иванову И. Е. функции и полномочия, предусмотренные должностной инструкцией контрактного управляющего, утвержденной приказом руководителя ГАУ «Горводоканал» от 12.12.2019 № 55.

3. Специалисту отдела кадров подготовить дополнительное соглашение к трудовому договору с Ивановой И. Е. до 14 января 2020 г.

4. В соглашении установить следующее:

   • контрактный управляющий действует на основании настоящего приказа и должностной инструкции с 14 января 2020 г. бессрочно;

   • контрактный управляющий несет персональную ответственность в пределах возложенных на него полномочий.

1. Секретарю Борисовой С. К. довести настоящий приказ до сведения Ивановой И. Е. под подпись.

2. Контроль исполнения настоящего приказа возложить на начальника отдела кадров Машкову С. С.

Когда необходима должностная инструкция для специалиста по госзакупкам

Если учреждение или организация решили ввести в штатное расписание отдельного эксперта, который будет заниматься исключительно вопросами, связанными с проведением закупок по закону № 44-ФЗ, для него необходимо разработать отдельную должностную инструкцию. При этом в организации уже могут быть такие должности, как:

• менеджеры по закупкам;
• специалист по материально-техническому снабжению.

Эти сотрудники обычно всегда есть в организациях, в том числе государственных и муниципальных. Они занимаются обеспечением всех материально-технических нужд, и иначе их называют «снабженцы».

От эксперта по госзакупкам они отличаются тем, что его задача состоит в оформлении государственных контрактов в рамках № 44-ФЗ.

Для этого требуется не просто особая квалификация, но и соответствие новым профстандартам, утвержденным Минтрудом:

• «Специалист в сфере закупок»;
• «Эксперт в сфере закупок».

По закону 44-ФЗ, такой профессионал должен быть в каждой муниципальной или государственной организации. Организации, принимающие участие в тендерах в качестве поставщиков, также могут ввести такую должность.

При этом должна быть утверждена отдельная должностная инструкция специалиста в сфере закупок, если эта обязанность является для работника основной.

Если он совмещает несколько должностей, то можно дополнить уже имеющиеся требования к работе (Письмо Роструда от 31.10.2007 № 4412-6).

Кто такой специалист в сфере закупок

Государственные и муниципальные организации, так же как и коммерческие структуры, имеют потребность приобретать определенные товары или услуги. Но они не могут просто обратиться к первому попавшемуся поставщику. Законодательно определено, что госструктуры обязаны провести конкурс, и таким образом выбрать подрядчика.

В тендере принимают участие несколько потенциальных продавцов. Победителем становится организация, предлагающая наиболее выгодные для заказчика условия. Регулируется процедура государственных закупок ФЗ №44 и №223.

Заказчиком выступает непосредственно учреждение, которому требуются определенные товары или услуги. Поставщиков на тендере у одного заказчика обычно несколько. Контракт заключают с организацией, предложившей самые оптимальные условия.

Контрактный управляющий — это сотрудник, ответственный за организацию и проведение торгов. Если объемы закупок не превышают 100 млн рублей в год, заказчик нанимает со стороны или выбирает среди собственных кадров этого специалиста. Помимо организации тендеров управляющий следит за соблюдением норм законодательства, заключает контракты с победителем.

При крупных объемах закупок заказчик организует контрактную службу. Она состоит из нескольких специалистов, каждый из которых несет ответственность за определенный этап торгов.

Для заказчика законом определено, что должность может занимать сотрудник, имеющий профильное образование или прошедший переподготовку в сфере госзакупок.

Для поставщиков строгих требований нет. Теоретически допустимо выполнение обязанностей любым сотрудником, имеющим соответствующее образование. Квалификационный уровень не устанавливается. Но все предпочитают выбирать кандидатов, имеющих достаточно обширные профессиональные навыки, знающих нюансы процесса.

Приказом № 625н определена характеристика на специалиста по закупкам, мы собрали для вас все должностные обязанности в таблице:

Обеспечение процедуры	Первичный сбор сведений о наличии потребности, цене
Разработка документации для госзаказа
Анализ итогов процедуры и заключение контракта
Осуществление процедуры	Формирование плана приобретения и его обоснование
Проведение процедуры
Экспертный анализ результата, приемка контракта	Мониторинг соблюдения положений контракта, качества товаров, работ или услуг
Контроль процессов	Мониторинг, проверка, контроль закупочных процессов

Должностные обязанности менеджеров по закупкам и по снабжению, отличия

Должностные обязанности работников, осуществляющих материально-техническое обеспечение организации, могут сильно отличаться в зависимости от специфики работы предприятия.

Обычно к должностным обязанностям менеджеров по закупкам и снабжению относят:

1. Комплектацию склада определенными группами товаров, контроль за движением товара и остатками на складе.
2. Своевременное выполнение заявок на обеспечение товарами.
3. Поиск и подбор оптимального поставщика товара с учетом, цены, качества товара, условий поставки и оплаты и иных критериев.
4. Правовое оформление отношений с поставщиками (заключение договора, сверку взаиморасчетов и т. д.).
5. Контроль за оплатой товара.
6. Контроль за сроками поставки товара.
7. Отслеживание движения груза.
8. Проверку качества поставленного товара.
9. Решение спорных вопросов с поставщиком в пределах своей компетенции.

Если проводить различия между должностями специалиста по закупкам и менеджера по снабжению по группам товаров, которыми обеспечивают предприятие сотрудники, то и в их должностных инструкциях должны быть четко определены сферы работы каждого, чтобы никто не работал за другого и не брал чужую работу на себя.

Помимо перечисленных обязанностей, работодатель может предусмотреть иные трудовые функции для своего работника. К примеру, периодически представлять отчеты или аналитические справки по движению товаров или закупкам, выполнять трудовой распорядок организации и т. д.

Порядок ознакомления работника с должностными обязанностями

Ознакомление сотрудников с должностными обязанностями в частности и должностной инструкцией в целом должно происходить в момент заключения трудового договора. Подтверждением, что работник ознакомлен со своей должностной инструкцией, может быть:

• отметка об ознакомлении с датой и подписью работника под текстом общей должностной инструкции, с которой знакомятся все поступающие на эту должность;
• отметка об ознакомлении с датой и подписью под текстом должностной инструкции, специально подготовленной для работника, которая будет приложена к личному делу сотрудника;
• дата и подпись, свидетельствующие о том, что работник познакомился со своей должностной инструкцией, которые ставятся в специальном журнале, предназначенном для этих целей.

Таким образом, должностная инструкция специалиста по закупкам требует значимой подготовительной работы прежде всего в отношении определения требований к кандидату на должность и должностных обязанностей сотрудника, а также, если это необходимо, разграничения должностных обязанностей специалиста по закупкам с должностными обязанностями менеджера по снабжению.

Кто такой и чем занимается

Государство тратит из бюджета большие деньги на госзаказы. Особенные требования предъявляются к вакансии специалиста по закупкам № 44-ФЗ. Определение зоны ответственности работника особо важно в связи с формированием контрактной системы.

В законе не сказано, что должен знать и уметь специалист по закупкам поставщика и что входит в его круг обязанностей. Требования установлены только для контрактных управляющих и работников контрактной службы. Должностная инструкция включает исполнение функций по размещению заказа, разработке документов для конкурсов, в том числе проектов контрактов.

Такой работник необходим как стороне — заказчику торгов, так и участнику. Должностные обязанности, то есть то, что делает специалист по закупкам, зависят от того, чью сторону он представляет.

Сторона заказчика процедуры заинтересована в:

• наличии информации о платежеспособности претендентов, отклоненных в процессе конкурса предложений;
• аннулировании конкурсов при отсутствии претендентов на участие;
• возвращении залога;
• оформлении процедуры по шагам;
• проведении анализа затрат.

Сторона поставщика интересуется направлениями, благодаря которым:

• проводят мониторинг объявленных заказчиками торгов;
• формируют пакеты документов для участия в конкурсах;
• составляют ценовые предложения;
• отслеживают сроки и условия процедур.

Поскольку интересы заказчика и поставщика не идентичны, законодатель установил различные обязанности и требования к специалисту по закупкам для каждой из сторон. Это значит, что сотрудник заказчика имеет образование и навыки, строго определенные № 44-ФЗ (ч. 6 ст. 38). Связано это с необходимостью формировать конкурсную комиссию из числа работников, у которых в наличии:

• факт прохождения профпереподготовки или повышения квалификации;
• специальные знания в сфере закупок (ч. 5 ст. 39 ФЗ № 44).

Поставщик вправе привлекать для работы специалиста, не имеющего опыта в сфере закупок.

Требования к специалисту по закупкам

Специфика конкретной профессии определяет ряд особенных требований, характерных для определенной специальности, которые предъявляются к кандидатам на должность. И в рассматриваемой области также существуют определенные критерии. Специалиста по закупкам выбирают исходя из имеющихся навыков и знаний. Так, кандидат должен:

• иметь аналитический склад ума;
• уметь принимать решения даже в условиях постоянного стресса и нести полную личную ответственность за их результаты;
• уметь обрабатывать большие объемы информации и грамотно вести текущую документацию;
• обладать навыками ведения деловых переговоров с тем, чтобы выходить на желательный для компании результат;
• ясно понимать, как организована работа таможни и как функционируют транспортные компании;
• быть уверенным пользователем персонального компьютера, а также уметь пользоваться всеми необходимыми для выполнения профессиональных функций программами.

Помимо прочего, любой работодатель имеет право сформировать другие требования, которые необходимы для того, чтобы качественно выполнялась работа. Специалист по закупкам — важная составляющая успеха компании. Например, если компания занимается внешнеэкономической деятельностью, то от такого сотрудника могут требовать знания иностранных языков. Поэтому важно грамотно составить свое резюме. Специалист по закупкам — должность, которая позволяет многим ярко реализовать свои способности. Ради этого стоит рискнуть.

Должностная инструкция: правила составления

На каждом предприятии данный документ составляется с учетом внутренней специфики. Например, должностная инструкция специалиста по закупкам в школе может быть ориентирована на обеспечение учебного заведения полным комплектом методических пособий. От того, насколько полно оснащен методический кабинет школы, зависит эффективность учебного процесса.

Наглядные пособия, учебники, демонстрационный материал, таблицы и иллюстративные комплекты являются неотъемлемой частью функционирования учебного заведения. Даже такие мелочи, как канцелярские принадлежности, наличие бумаги для принтера и мебель для кабинета директора или спортинвентарь — все находится в ведении специалиста по закупкам.

Но бюджетное учреждение строго ограничено в средствах. Поэтому для менеджера по закупкам важно найти такую точку продаж, в которой цены были бы максимально низкими и которая способна участвовать в государственных тендерах.

Перед снабженцем строительной компании задачи стоят совсем другие. Он должен постоянно анализировать рынок на предмет наличия стройматериалов и решать логистические задачи.

В любом случае должностная инструкция состоит из нескольких разделов:

1. Знания.
2. Умения.
3. Права.
4. Обязанности.
5. Ответственность.

В верхней части обязательно оставляется место для подписи руководителя и внесения визы «Утверждаю». Затем приводится полное название должности с указанием замещающего лица на случай отсутствия основного специалиста.

Далее следуют основные разделы.

Цели создания и основные виды деятельности отдела закупок

На основании сложившейся практики применения указанных выше федеральных нормативных актов можно выделить следующие цели создания отделов закупок внутри различных видов государственных и муниципальных заказчиков:

• осуществление различных конкурентных и неконкурентных закупочных мероприятий для заключения наиболее выгодных контрактов в рамках удовлетворения нужд государственных и муниципальных заказчиков;
• проведение мероприятий, направленных на улучшение исполнения ранее заключенных контрактов и договоров (в том числе посредством заключения дополнительных соглашений об улучшении условий исполнения ранее возникших обязательств по исполнению контракта или договора контрагентом заказчика);
• формирование механизма прозрачного проведения конкурентных и неконкурентных процедур, а также реализация принципов такого механизма с целью исключения рисков коррупционной составляющей, а также рисков нарушения законодательства о защите конкуренции;
• предотвращение действий, целью которых является нарушение действующего законодательства не только в сфере закупок, но и в других сферах, в том числе в экономической.

Для того чтобы указанные выше цели реализовывались без нарушений действующих норм федерального закупочного законодательства, отдел закупок (либо единоличные сотрудники, занимающие соответствующие должности) выполняет следующие действия:

• готовит в соответствии с установленными потребностями заказчика и размещает в Единой информационной системе в сфере закупок планы-графики осуществления закупок. В силу того, что потребности заказчика могут регулярно меняться, на плечи отдела закупок ложится также обязанность по обязательной корректировке сформированного плана-графика закупок и размещение информации о таких изменениях в указанной информационной системе;
• размещение на всех официальных сайтах, в первую очередь, на официальном сайте Единой информационной системы в сфере закупок, информации о тех закупочных мероприятиях, которые планируется проводить. Размещаются отделом закупок не только извещения о проводимых закупках, но также и документации к ним, а также протоколы, отражающие каждое действие заказчика в рамках проводимой закупки;
• подготовка перечня потенциальных участников, разработка приглашений к участию для них в случае проведения закрытых тендерных процедур и подготовка для передачи таким участникам всей необходимой для ознакомления документации по такой закупке;
• проведение закупочной процедуры до момента заключения контракта с определенным победителем такой процедуры. Однако проводить такую закупочную или тендерную процедуру отдел закупок государственного или муниципального заказчика может только в том случае, если проведение такой процедуры позволяет функционал самого подразделения;
• в рамках осуществления претензионной работы государственного или муниципального заказчика – проведение работы по подготовке документов для ведения такой претензионной работы;
• в рамках своих функциональных обязанностей специалисты отдела закупок принимают участие в мероприятиях по обжалованию проведенных закупочных процедур, а также по результатам таких процедур;
• проведение консультативных мероприятий по вопросам функционирования рынка, а также по вопросам взаимодействия с потенциальными исполнителями по контрактам и договорам для определения возможностей организации различных видов закупочных процедур, направленных на удовлетворение нужд государственных и муниципальных заказчиков.

Специалист по закупкам берёт на себя все обязанности по подготовке, оформлению и проведению закупочных процедур любого вида.

Согласно ч. 6 ст. 38 44-ФЗ специалист по государственным закупкам должен обладать соответствующим образованием и некоторым опытом в данной сфере.

Он обязан уметь:

• работать на ЭТП госзакупок;
• принимать поступающие заявки на участие в закупках или оформлять их;
• анализировать эти заявки;
• уметь получать данные о рентабельности претендентов на участие в госзакупках;
• добывать сведения о конкурентах;
• вести учёт по заказам;
• анализировать расходы;
• готовить при необходимости жалобы в контролирующие органы;
• осуществлять иные действия, связанные с торгами.

Сфера ответственности специалиста по закупкам, обозначенная в должностной инструкции, предусматривает:

• обеспечение и контроль за выполнением плана закупок;
• неразглашение конфиденциальной информации, определённой внутренними документами организации в качестве корпоративной тайны;
• соблюдение существующих правил внутреннего распорядка и принятых дисциплинарных стандартов;
• следование требованиям пожарной безопасности и правилам техники безопасности;
• неукоснительное выполнение всех распоряжений своего непосредственного руководителя и главы всей организации;
• недопущение нанесения материального ущерба и ущерба деловой репутации своей организации.

Порядок ознакомления с должностной инструкцией

Заключение трудового договора, которое, собственно, и знаменует собой момент трудоустройства, — идеальное время для того, чтобы будущий сотрудник внимательно изучил, что входит в обязанности специалиста по закупкам, то есть, ознакомился с должностной инструкцией. Как зафиксировать факт того, что работнику была предоставлена вся необходимая информация? Существует несколько способов. Среди них выделяют следующие:

• личная подпись (и ее расшифровка), а также дата, которые свидетельствуют о том, что специалист по закупкам обязанности свои уже внимательно изучил и готов это подтвердить; ставится в особенном журнале, который специально предназначен для этих целей;
• отдельная отметка о том, что сотрудник проинформирован в полной мере, которая заверяется личной подписью отдельного работника непосредственно под текстом самой должностной инструкции, предназначенной для ознакомления каждого нового кандидата;
• подобная отметка, также заверенная подписью и датой, которая ставится под текстом индивидуальной должностной инструкции, персонально подготовленной для отдельного сотрудника, которая впоследствии прилагается к его личному делу, заведенному на предприятии.

Похожие записи:

• Нормы продолжительности рабочего времени на 2023 год в ДНР
• Что изменится для многодетных в 2023 году
• В ЯНАО расширят действие жилищного сертификата для молодых семей