Как проводятся расчеты по корпоративной карте

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как проводятся расчеты по корпоративной карте». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Не все расходы по корпкарте уменьшают сумму налога на стоимость покупки. Чтобы принять к учёту расходы по карте, они должны быть экономически обоснованы: покупка должна соответствовать вашему виду деятельности и в дальнейшем приносить прибыль для компании.

Что делать с корпоративной картой

Снимайте или вносите деньги, платите поставщикам, оплачивайте представительские и командировочные расходы. В любом магазине, главное, не забывайте документы по каждой операции.

Можно шоркать корпкартой за границей. Пересчёт в валюту будет проходить автоматически по внутреннему курсу вашего банка в рублях. Данные по оплате за границей и данные, которые отражены в учёте, будут отличаться. Это не просто так: по нормам законодательства все расчёты отражаются в рублях по курсу ЦБ РФ на дату авансового отчёта.

Оплата в интернете — тоже возможно. Когда оплачиваете услугу в интернете, вам должны прислать акт об оказании услуг, когда покупаете товар — товарную накладную или кассовый и товарный чеки. Просто сохраните эти документы или сразу перешлите бухгалтеру.

Что делать с корпоративной картой

Снимайте или вносите деньги, платите поставщикам, оплачивайте представительские и командировочные расходы. В любом магазине, главное — не забывайте собирать документы в каждом случае.

Платить за границей тоже можно. Пересчёт в валюту будет проходить автоматически по внутреннему курсу вашего банка в рублях. Данные по оплате за границей и данные, которые отражены в учёте, будут отличаться. Это не просто так: по нормам законодательства все расчёты отражаются в рублях по курсу ЦБ РФ на дату авансового отчёта.

Оплата в интернете — тоже да. Когда оплачиваете услугу в интернете, вам должны прислать акт об оказании услуг, когда покупаете товар — товарную накладную или кассовый и товарный чеки. Сохраните эти документы или сразу перешлите бухгалтеру, он будет рад.

Факт выдачи сотруднику платежной корпоративной карточки не должен отражаться в бухгалтерских записях компании. Проводки составляются при наличии осуществленных операций с использованием такого типа карт. Все расчеты с применением этих платежных инструментов показываются на 55 счете. Данные из отчетов лиц, допущенных к расходованию средств с карт, заносятся на 71 счет. Аналитика ведется с разбивкой на карточные счета и отдельно по каждому подотчетному лицу.

Все операции в учете могут отражаться через такие корреспонденции:

1. Д55 – К51 – средства на карточном счете были пополнены с расчетного счета компании.
2. Д55 – К66 – возникли кредитные обязательства перед банком вследствие перерасхода имеющихся ресурсов на кредитной корпоративной карте.
3. Д91 – К55 – произошло списание средств с корпоративной карточки в счет оплаты комиссионного вознаграждения банку.
4. Д71 – К55 – работником произведена расходная операция с применением корпоративной карты.
5. Д25 (или 26, 60, 10, 44, 76) – Д71 указанные в отчете подотчетного лица суммы приняты к учету.
6. Если был задействован кредитный лимит, начисленные по нему проценты показываются проводкой Д91 – К66.
7. Д66 – К55 – кредит по корпоративной карте погашен.

Если средства на картсчете пополняются иностранной валютой, то их остатки на отчетные даты должны быть переоценены. Возникающие при этой процедуре курсовые разницы показываются на 91 счете.

При отсутствии у бухгалтерии компании оперативного доступа к банковским выпискам по карточным счетам записи в учете делаются с участием 57 счета:

• Д71 – К57 – произведен расход с карточки подотчетным лицом;
• Д57 – К55 – отражены данные из отчета подотчетного лица и банковской выписки о расходовании средств с корпоративной карты.

Последняя проводка создается датой получения подтверждающих движение по счету документов из обслуживающего финансового учреждения. Если сотрудник не смог документально обосновать осуществленные им с карты расходы, то затраты показываются по выписке банка проводкой Д73 – К55. Эти суммы должны быть либо подтверждены работником, чтобы установить факт их экономической целесообразности, либо возвращены ответственным лицом.

Какие расходы по корпкарте уменьшают налог

Не все расходы по корпкарте уменьшают сумму налога на стоимость покупки. Чтобы принять к учёту расходы по карте, они должны быть экономически обоснованы: покупка должна соответствовать вашему виду деятельности и в дальнейшем приносить прибыль для компании.

Например, если вы транспортная компания по перевозке грузов — валенки или постельное бельё будут странной затратой. Такую покупку не сможете обосновать с точки зрения выгоды для вашего бизнеса.

А если ваша компания занимается торговлей постельным бельём и вы где-то купили за наличку или по карте само постельное бельё или ткань — это будет прямыми затратами на текущую деятельность.

Без проблем любой бизнес может купить мебель, канцтовары, офисную технику и всё, что как-то оправдывает деятельность.

Айфон тоже можно, если он ежедневно помогает вам вести бизнес. Например:

• только в этом телефоне есть программы, которые вы ежедневно используете в работе;
• вы постоянно в разъездах, вся информация хранится в телефоне;
• легче и выгоднее купить Айфон для себя, чем нанять в штат на постоянную основу секретаря, который будет выполнять те же функции: звонить, напоминать, подсказывать и будить.

Котик в офис — это сложно принять к учёту, потому что придётся доказывать сотрудникам налоговой, что он собственными лапами увеличит число клиентов.

Преимущество корпоративной карты

Корпоративная карта позволяет руководителю предприятия куда, когда и на что потрачены денежные средства предприятия сотрудником. Поэтому рассмотрим какие имеет корпоративная карта преимущества:

• Производиться контроль за расходованием средств сотрудниками. Во-первых все операции проводимые сотрудником отражаются на расчетном счете предприятия. И во-вторых, формируется отчет по корпоративной карте, в котором отражены все расходы, которые были проведены за конкретный период.
• Возможность воспользоваться денежными средствами предприятия в любое время не привязываясь к работе кредитной организации, в которой открыт расчетный счет. То есть доступ к денежным средствам круглосуточный.
• Возможность оперативно заблокировать корпоративную карту, если возникли какие-то проблемы.
• Имеется возможность воспользоваться денежными средствами во время заграничной командировке. В данном случае не необходимости приобретать иностранную валюту при выезде из РФ. Так же в данном случае бухгалтер может в любое время пополнить корпоративную карту, в случае если у работника закончились денежные средства во время заграничной командировки.
• Экономиться очень сильно время при бронировании билетов и оплате билетов и номеров в гостинице.

Оформление корпоративной карты

Часто корпоративная карта оформляется посредством заключения договора на открытие отдельного банковского счета компании. Но также ее можно оформить с привязкой к текущему расчетному счету.

Корпоративная карта относится к одной из существующих платежных систем, например, VISA или Mastercard. Она оформляется на директора или какого-то материально ответственного работника.

Бизнес-карта используется для:

• снятия налички с расчетного счета и безналичной оплаты расходов (включая командировочные или представительские расходы), как в рублях, так и в иностранной валюте. Использовать карту можно и в России, и за рубежом;
• проведения других операций в рублях, не запрещенных российским законодательством;
• проведения других операций в иностранной валюте, но только при соблюдении требований валютного законодательства РФ.

Условности для оформления «пластика» корпоративного типа

Вот мы и рассмотрели, что это такое, и с какими особенностями предстоит столкнуться, владея подобным продуктом. Для того чтобы мероприятия по оформлению открылись для вас и стали возможными, необходимо соблюсти несколько ключевых условий:

• представить перечень сотрудников организации, которые будут применять данный продукт, а также иметь в наличии все поданные ими заявления и доверенную бумагу от самой организации;
• заключить с банковской организацией соответствующие договорные отношения;
• заняться открытием карточного расчетного счета путем предоставления необходимого перечня документации;
• сообщить о том, что карта была выпущена, соответствующие налоговые службы, сделав это на протяжении 7-дневного периода с момента составления соглашения, иначе последуют взыскания, что оговорено в ст. 118 НК РФ;
• при закрытии счета также необходимо сообщить об этом в соответствующие государственные службы и структуры.

Что касается основных условий, на которых осуществляется эмиссия, то в среднем финансовые структуры взимают средства за годовое обслуживание продуктов порядка 1 000 – 1 500 рублей. Число карт, которые могут иметь привязку к какому-то открытому счету, устанавливается каждой финансовой организацией в самостоятельном порядке, а в некоторых случаях лимит и вовсе не предусмотрен. Некоторые учреждения, предоставляя своим клиентам льготным перечень условий, выбирают установки неснижаемого остатка, который по традиции равняется от 3 до 10 т. р.

Получаем корпоративную карту

Корпоративные карты выпускаются к банковскому счету, предназначенному только для совершения операций с корпоративными картами (далее — карточный счет). К одному карточному счету может быть выдано несколько корпоративных карт. Операции по карточному счету отражаются на счете 55 «Специальные счета в банках», субсчет «Карточный счет». При зачислении на него денег:

(если) выпущены расчетные карты, то перечисление денег с расчетного счета на карточный отражается по дебету счета 55 в корреспонденции с кредитом счета 51 «Расчетные счета»;

(если) выпущены кредитные карты, то зачисление кредита на карточный счет отражается по дебету счета 55 и кредиту счета 66 «Расчеты по краткосрочным кредитам и займам».

При погашении задолженности и процентов по кредитным картам делается проводка по дебету счета 66 и кредиту счета 51.

Внимание!Блокировка одной карты не означает блокировки всего карточного счета. Так как счет, к которому открывается карта, по сути, является обычным банковским счетом , о его открытии (закрытии) необходимо сообщать в ИФНС и во внебюджетные фонды

Так как счет, к которому открывается карта, по сути, является обычным банковским счетом , о его открытии (закрытии) необходимо сообщать в ИФНС и во внебюджетные фонды .

Если же вы забыли это сделать, то в суде от штрафа за несообщение сведений об открытии счета можно и отбиться, если в договоре с банком будет написано, что счет предназначен для зачисления денег только от самой организации, а не от третьих лиц. Тогда карточный счет не будет соответствовать понятию «счет» в том смысле, который в него вкладывает Налоговый кодекс .

Расходы на открытие и обслуживание карты в бухгалтерском учете учитываются как прочие расходы , а в налоговом — как внереализационные .

Сама же банковская карта не представляет никакой ценности. Поэтому она не является денежным документом в том смысле, в каком этот термин упоминается в Плане счетов бухгалтерского учета. Поэтому ни в бухгалтерском, ни в налоговом учете стоимость карты никак не отражается.

Журнал приема и выдачи корпоративных банковских карт

 Закрытое акционерное общество "Сладости Востока"
 -------------------------------------------------------------------------
 Журнал
 приема и выдачи корпоративных банковских карт
Дата начала ведения журнала: 9 января 2014 г.
Дата окончания ведения журнала:

N п/п

Ф.И.О.

Основания выдачи карты

Должность

N банковской корпоративной карты

Лимит

Овердрафт

Дата выдачи

Цель выдачи

Срок

Карту получил (подпись подотчетного лица)

Карту выдал (подпись бухгалтера)

Дата возврата

Карту получил (подпись бухгалтера)

10

11

12

13

14

Ватрушкин П.А.

Заявление от 21.03.2014, приказ от 21.03.2014 N 23-к

Аудитор

4 561 231 500 326 000

100 000 руб.

21.03.2014

Командировочные расходы

14 календ. дн.

Ватрушкин

Булочкина

04.04.2014

Булочкина

Безменов С.О.

Заявление от 20.03.2014

Главный инженер

4 562 325 100 031 250

150 000 руб.

25.03.2014

Хозяйственные расходы

3 раб. дн.

Безменов

Булочкина

27.03.2014

Булочкина

Королев А.А.

Заявление от 26.03.2014, приказ от 27.03.2014 N 45

Начальник департамента снабжения

4 589 300 100 096 750

150 000 руб.

28.02.2014

Хозяйственные расходы

До 31.12.2014

Королев

Булочкина

Грачева Н.С.

Заявление от 31.03.2014

Менеджер

4 875 000 225 462 540

50 000 руб.

01.04.2014

Хозяйственные расходы

5 раб. дн.

Грачева

Булочкина

07.04.2014

Булочкина

Смирнов Т.Л.

Заявление от 31.03.2014, приказ от 01.04.2014 N 45

Коммерческий директор

4 235 850 020 011 250

150 000 руб.

150 000 руб.

02.04.2014

Представительские и командировочные расходы

Бессрочно

Смирнов

Булочкина

Какие документы нужно предоставить для обоснования расходов по корпоративной карте

Вы можете прийти в любой из магазинов и произвести оплату бизнес-картой. Деньги спишутся со счета, а вы заберете товар. Главное, не забыть при этом попросить у продавца все необходимые документы.

В магазине вы можете получить:

• товарную накладную;
• счет-фактуру;
• кассовый или товарный чек;
• акт об оказании услуг;
• приходный кассовый ордер.

Если вы сотрудничаете с поставщиков и заключили договор, он также может служить закрывающим документом.

Он должен содержать все обязательные реквизиты, которыми являются:

• наименование самого документа;
• номер документа;
• порядковые номера товарных позиций;
• дата (должна совпадать с датой совершения операции);
• наименование поставщика (должна быть указана организационно-правовая форма и наименование);
  ИНН поставщика;
• перечень предоставленных услуг либо проданных товаров (по наименованию, количеству, стоимости за каждую единицу товара);
• расшифровку подписи продавца либо менеджера (в обязательном порядке должна быть указана должность, ФИО, подпись ответственного лица, отпустившего товар и принявшего оплату);
• печать организации при ее наличии.

Если эти документы будут отсутствовать, то денежные средства, которые были списаны по корпоративной карте (независимо от цели), будут облагаться налогами. Если расход экономически обоснован, вы можете спокойно проводить операции.

В случае отсутствия документов в течение месяца на последнее число этого месяца бухгалтер должен начислить налоги. То есть на сумму произведенных расходов можно начислить 13% НДФЛ и 31% страховых взносов за сотрудников, за которыми числятся расходы.

Если документы предоставлены позже, налоги можно пересчитать. Сумма страховых взносов и НДФЛ, которые перечислены в бюджет, уйдет из учета, а физически перечисленные деньги останутся в качестве предоплаты, либо вы сможете в дальнейшем вернуть их себе на расчетный счет. Это нужно для соблюдения хронологии учета. При проверке инспекторы отследят этот недочет.

Кто должен отчитываться за операции по корпоративным картам

Все юридические лица вне зависимости от организационно-правовой формы (ООО, АО, ЗАО, ПАО) в обязательном порядке должны отчитываться за денежные средства, потраченные с корпоративные карты. Также они должны быть готовы уплатить налоги, если сумма не вернется на расчетный счет, либо на нее не будут предоставлены закрывающие документы.

ИП могут свободнее распоряжаться корпоративной картой, поскольку это деньги, находящиеся на его расчетном счету, которые он может тратить на свое усмотрение. Как вы знаете, индивидуальный предприниматель является физическим лицом и может выводить деньги со счета без проблем. Если бизнесмен рассчитался бизнес-картой, ему не нужно отчитываться за эти расходы независимо от системы налогообложения (ОСНО, УСН, ЕНВД, ПСН).

Индивидуальный предприниматель отчитывается только за прибыль. Его траты налоговую практически не интересуют (если, конечно, они не противоречат законодательству РФ). Таким образом, если вы ИП, то можете оплачивать обеды в кафе, переводить деньги друзьям и близким, оплачивать ЖКХ, покупать продукты питания, снимать наличные на собственные нужды. Контроля со стороны налоговой, а также каких-либо претензий, не последует.

Если предприниматель снял деньги с корпоративной карты, в учете можно отразить отразить, как снятие личных средств предпринимателя, которые получены в результате коммерческой деятельности. Здесь нужно обратить внимание на то, что если у вас система налогообложения, например, УСН и объект «доходы минус расходы», либо ОСНО, то денежные средства, которые не подтверждены документами, не уменьшат вашу налогооблагаемую базу. То есть они не попадут в расходную часть и, соответственно,не уменьшат сам налог. Если вы на это готовы, то можете без проблем тратить деньги на личные нужды. может купить продукты и это просто будет.

Обратите внимание, что эта преференция не распространяется на персонал ИП. Если предприниматель выдал деньги сотруднику, то последний должен отчитаться за них и предоставить закрывающие документы.

Плюсы и минусы корпоративной карты по сравнению с обычным подотчетом

Не нужно постоянно контролировать выдачу и возврат подотчетных средств, достаточно установить правила — на что и в каком пределе может тратить деньги сотрудник, допустим, в течение месяца.

Покупки и оплата через интернет становятся доступнее.

Получать наличные средства со счета можно быстрее, чем если запрашивать их в банке по чековой книжке. Вносить средства также можно через банкоматы.

Для пользователей бизнес-карт часто действуют различные акции, скидки, предоставляется кэшбэк за покупки и другие бонусы.

Если не подтвердить расходы по карте документами, неподтвержденные суммы придется вернуть или заплатить с них НДФЛ 13%, а организации придется еще и перечислить страховые взносы, т.к. эти суммы ФНС признает доходом физлица, использовавшего карту.

Подводя итог, можно сказать, что при правильном использовании корпоративная карта — инструмент, с помощью которого можно легко контролировать расходы подотчетных лиц, ускорить бизнес-процессы и наладить оперативные расчеты за товары и услуги с поставщиками.

Последствия для работодателя

Если бы работник представил авансовый отчет по расходам, оплаченным корпоративной картой, соответствующие суммы можно было бы учесть в составе расходов, связанных с производством и реализацией, на дату утверждения авансового ответа.

А есть ли у налогоплательщика налога на прибыль возможность учесть сумму списанного или прощенного долга подотчетника в составе убытков в целях налогообложения?

Это зависит от оснований для освобождения работника от возврата потраченных средств:

• Долг прощен – полученный убыток не может быть учтен при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций.
• Задолженность признана безнадежной – она включается в состав внереализационных убытков соответствующего периода. Здесь важно помнить, что основания для признания задолженности безнадежной в контексте налогового законодательства определены ст. 266 НК РФ: по ней либо истек срок исковой давности, либо долг невозможно взыскать, что подтверждено постановлением судебного пристава-исполнителя об окончании исполнительного производства. За счет резерва по сомнительным долгам рассматриваемую задолженность списать нельзя, поскольку он формируется на иные цели.
• Суд отказал во взыскании долга с работника – такая задолженность не является безнадежной в соответствии со ст. 266 НК РФ и не может быть учтена в уменьшение налоговой базы по налогу на прибыль организаций.

Страховые взносы, начисленные на списанный долг работника как на его доход, можно учесть в расходах в целях налогообложения прибыли в любом случае.

Преимущество корпоративной карты

Корпоративная карта позволяет руководителю предприятия куда, когда и на что потрачены денежные средства предприятия сотрудником. Поэтому рассмотрим какие имеет корпоративная карта преимущества:

• Производиться контроль за расходованием средств сотрудниками. Во-первых все операции проводимые сотрудником отражаются на расчетном счете предприятия. И во-вторых, формируется отчет по корпоративной карте, в котором отражены все расходы, которые были проведены за конкретный период.
• Возможность воспользоваться денежными средствами предприятия в любое время не привязываясь к работе кредитной организации, в которой открыт расчетный счет. То есть доступ к денежным средствам круглосуточный.
• Возможность оперативно заблокировать корпоративную карту, если возникли какие-то проблемы.
• Имеется возможность воспользоваться денежными средствами во время заграничной командировке. В данном случае не необходимости приобретать иностранную валюту при выезде из РФ. Так же в данном случае бухгалтер может в любое время пополнить корпоративную карту, в случае если у работника закончились денежные средства во время заграничной командировки.
• Экономиться очень сильно время при бронировании билетов и оплате билетов и номеров в гостинице.

Похожие записи:

• Пенсии, ЕДВ и пособия инвалидам с 1 февраля 2023 года
• Как отозвать генеральную доверенность, удостоверенную нотариусом?
• Как оформить дарственную на квартиру?