Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Апостилирование и консульская легализация документов». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Для доверенности нужен родственник (или близкий человек): подходите к этому вопросу ответственно, поскольку с этим документом он получит право действовать от вашего имени. С его паспортными данными вы идёте к нотариусу — желательно найти говорящего на русском, чтобы не было трудностей перевода.
Меньше всего проблем будет в странах, в которых действует Минская Конвенция — например, Армения, Казахстан, Кыргызстан, Молдова, Таджикистан и Узбекистан. Внутри этих стран апостилировать официальные документы не нужно — достаточно просто попросить нотариуса сделать доверенность «для России». В Грузии тоже действует Минская Конвенция — но документ лучше апостилировать, чтобы в России к нему не было вопросов.
Можно просто приехать в Ереван и сходить в любую нотариальную контору — они есть почти в каждом районе. И попросить доверенность для России. В таком случае они её сделают на двух языках, русском и армянском. Но они не делают генеральные доверенности, поэтому в неё нужно прописывать то, что необходимо. Это делается два дня и стоит 25 тысяч драм (4 тысячи рублей на октябрь 2022).
Арина, делала доверенность в Армении
В странах подальше будет немного сложнее. Для доверенности из страны Гаагской конвенции (Великобритания, ЕС, Сербия, Черногория) её придётся апостилировать и делать нотариально заверенный перевод уже в России. Проще всего в таком случае сделать её через посольство или консульство России. Во всех остальных случаях легализовать местную доверенность точно придётся через консульство России.
Чтобы сделать доверенность в Грузии, нужно записаться в Секцию по интересам России. А в неё почти никак не записаться — все понимают, какие там очереди.
Арина, делала доверенность в Армении
Как оформить доверенность в Консульстве
Надо записаться на сайте Консульства и прийти на приём. С собой надо взять свой действующий заграничный паспорт, внутренний паспорт, образец доверенности и деньги для оплаты консульского сбора.
Заграничный паспорт удостоверяет вашу личность, он нужен обязательно.
Внутренний паспорт возьмите, чтобы внести в доверенность ваши паспортные данные, как это принято для российских документов.
Образец доверенности попросите в той инстанции, для которой вы эту доверенность оформляете. В России каждое действие, которое необходимо, должно быть чётко прописано в доверенности. Нельзя написать «и для всего остального, что потребуется».
Например, в судебной доверенности нельзя написать «представлять мои действия в суде таком-то», надо прописать каждое процессуальное действие: подавать ходатайства, кассации, знакомиться с материалами дела и так далее.
Другая ошибка — писать слишком узко. Например, «в городе Бердянске получить в таком-то органе такой-то документ». А этот орган в Бердянске взяли и переименовали. И всё, доверенность уже не действует.
Минусы обращения в Консульство: запись за месяц, а то и два. Людям, живущим вдали от крупных городов, ехать до российского консульства долго и неудобно.
Плюсы обращения в Консульство: доверенность будет оформлена на русском языке и готова к использованию в России. После оформления ее достаточно будет переслать по назначению любой курьерской почтой.
В чем отличие консульской легализации от апостиля?
До появления Гаагской конвенции (о ней более подробно речь пойдет ниже) существовала процедура консульской легализации – многоступенчатая, трудоемкая, занимающая много времени и не универсальная. Консульская легализация применяется до сих пор – для стран, не подписавших Гаагскую конвенцию. Для понимания, в России консульская легализация состоит из шести этапов:
- оформляется нотариальная копия с документа;
- осуществляется перевод на язык страны назначения;
- перевод нотариально удостоверяется;
- проставляется отметка о легализации в Министерстве юстиции;
- проставляется отметка о легализации в Министерстве иностранных дел;
- проставляется отметка о легализации в консульстве страны назначения.
В других странах этапов ненамного меньше: как правило, достаточно отметки Минюста либо МИДа этой страны. Именно поэтому апостиль считается упрощенной формой легализации документов по сравнению с консульской легализацией.
Что делать, если владелец документа находится за границей, а необходимо оформить доверенность на проставление апостиля на диплом (аттестат)?
В этом случае существует два варианта оформления доверенности: у местного нотариуса или в консульстве РФ в этой стране. У каждого из этих вариантов есть свои плюсы и минусы. Плюсы оформления доверенности в консульстве РФ:
- доверенность будет оформлена на русском языке. Последующая легализация не требуется, можно сразу отправить документ в Россию;
- консульский сбор, как правило, гораздо ниже, чем нотариальные тарифы у местных нотариусов.
Минусы оформления доверенности в консульстве РФ:
- как правило, необходима предварительная запись, причем, дата назначается не ранее, чем через месяц-два после обращения (по крайней мере, именно так обстоят дела в консульствах России в Италии и Испании). Поэтому, если вы решили оформлять доверенность в консульстве, обязательно свяжитесь с ними, прежде чем туда ехать.
- консульства РФ находятся в столице и в наиболее крупных городах страны. Заявитель же может проживать в небольшом городе, вдали от консульства, иногда даже в нескольких часа лета. Такие путешествия съедят всю экономию на консульском сборе, да и не у всех есть возможность уехать так далеко от места проживания.
Плюсы оформления доверенности у местного нотариуса:
- записаться и, соответственно, попасть на прием можно очень оперативно, что позволит оформить доверенность буквально в считанные дни;
- нотариусы, как правило, есть в любом населенном пункте, даже в самом удаленном от столицы.
Минусы оформления доверенности у местного нотариуса:
- как правило, нотариальные тарифы значительно выше, чем размер консульского сбора;
- доверенность будет оформлена на национальном языке страны. Кроме того, потребуется легализация доверенности для РФ (проставление апостиля или прохождение процедуры консульской легализации).
ВАЖНЫЙ НЮАНС: апостиль или консульскую легализацию возможно сделать только в стране оформления документа, а вот нотариальный перевод доверенности, оформленной у местного нотариуса, мы настоятельно рекомендуем делать уже в России. Во-первых, в России гораздо проще получить грамотный перевод юридических текстов на русский язык. Во-вторых, заверив перевод за границей, вы все равно не сможете избежать текста на документе на иностранном языке (как минимум, удостоверительная надпись нотариуса, его печать, штамп, текст апостиля будут непременно исполнены на иностранном языке, и с этим ничего не поделаешь. Невозможно, оформляя документ за границей, получить его полностью на русском языке).
Как правильно действовать, чтобы оформить доверенность, которую без проблем примут в России?
Из многолетнего опыта работы с нашими гражданами, проживающими за границей, и иностранцами мы выработали четкий алгоритм подготовки доверенностей для любого рода поручений. Итак, этапы подготовки доверенности, если вы находитесь заграницей:
- вы определяетесь с тем, кто будет заниматься в России исполнением вашего поручения (к примеру, подавать и получать диплом в Департаменте образования для целей проставления апостиля);
- вы запрашиваете у своего российского представителя образец доверенности. Если специалист на профессиональной основе оказывает эти услуги, образец такой доверенности у него должен быть. В случае более сложных поручений мы, к примеру, просим нотариуса предоставить нужный нам образец или составляем его сами с учетом требований соответствующего российского государственного органа;
- если доверенность вы оформляете в Консульстве РФ, то необходимо заблаговременно записаться на прием, а на приеме предоставить образец доверенности, полученной от вашего представителя в РФ;
- если доверенность вы оформляете у местного нотариуса, то образец на русском языке должен быть переведен на национальный язык страны, в которой вы находитесь. Мы сами переводим такие образцы и отсылаем нашим клиентам их уже на требуемом иностранном языке;
- если доверенность оформлена в Консульстве РФ, остается ее только отослать своему российскому представителю;
- если доверенность оформлена у местного нотариуса, далее необходимо будет проставить на нее апостиль или сделать консульскую легализацию. Уточнить последующие этапы легализации можно у того же нотариуса – он должен знать, в какие местные учреждения необходимо обратиться за дальнейшей легализацией документа (надо иметь в виду, что ни в одной стране мира, как часто думают наши клиенты, сами нотариусы апостиль не проставляют и консульскую легализацию не осуществляют!).
После этого вы отправляете доверенность своему российскому представителю, который уже в России через переводческую компанию осуществит нотариально заверенный перевод документа на русский язык. ВАЖНО! При обратном переводе с иностранного языка на русский необходимо использовать первоначальный текст доверенности на русском языке, чтобы все формулировки были именно такими, как в изначальном тексте. Юридический язык не терпит вольностей: каждая фраза должна быть ровно такой, как в образце, с которого мы начали объяснение в предыдущем пункте.
Если необходимо предоставить документ, выданный одной страной, на территории другого государства, он обязательно должен пройти процедуру легализации. Апостиль — самый удобный формат.
Если между странами нет договоренности, потребуется консульская легализация документа. Это сложный, многоступенчатый и длительный процесс.
Например, в ОАЭ не действует апостиль. Если россиянину необходимо заверить доверенность, которая будет действовать в этой стране, процесс займет не менее трех недель.
- Нужно заверить доверенность у нотариуса в РФ.
- Перевести ее на арабский язык.
- Нотариально заверить подпись переводчика.
- Удостоверить подлинность подписи нотариусов в Министерстве юстиции РФ.
- Заверить документ в консульском отделе Министерства иностранных дел и в Посольстве ОАЭ в Российской Федерации.
Засвидетельствование доверенности у нотариуса в Германии (Beurkundung)
Обычное заверение подписи под русским текстом, конечно, подходит не для всех случаев жизни. Как показывает опыт моих клиентов, в случае оформления доверенности на какие-либо банковские или денежные операции, в России требуют доверенность, засвидетельствованную нотариусом в Германии. В тексте доверенности должна быть фраза о том, что текст доверенности соответствует воле доверителя.
В этом случае к списку действий, описанных в предыдущем разделе, добавляется перевод нужного русского текста доверенности на немецкий язык для того, чтобы немецкий нотариус мог с ним работать и его засвидетельствовать (но, кстати, на сайте https://www.notar.de/ можно сделать выборку и по языкам — оказывается, есть нотариусы, способные засвидетельствовать доверенность и на русском языке). После этого делается заверенный перевод на русский язык всего немецкого текста документа (текст доверенности плюс текст заверения нотариуса плюс апостиль).
Где оформить доверенность
Для создания письменного уполномочия человек обращается в следующие инстанции по своему выбору:
- консульство РФ, в котором документ выдается на русском языке, что удобно, так как не потребуется тратить время на перевод. Такой документ сразу готов к использованию;
- консульство любой другой страны, потому что выдать доверенность на продажу квартиры из-за границы вправе любое консульство. Разница в том, что такое разрешение выдается на иностранном языке и его надо переводить, иначе в Российской Федерации его не примут;
- нотариус. Доверитель имеет право выбрать любого, но предпочтение отдается русскоговорящему, чтобы не тратить время на перевод документа.
В компетентных органах России Апостиль не потребуют на документах, выданных в странах, отмеченными (**).
В компетентных органах России Апостиль не потребуют на документах, выданных в странах, отмеченными (*), при условии, если Вы предоставите экспертное юридическое заключение, подтверждающее, что такие документы юридически действительны.
Не смотря на то, что между РФ и странами (*) существует международный договор о правовой помощи по гражданским, уголовным и семейным делам, отменяющий Апостиль, в некоторых странах его наличие все-таки требуется.
Это связано с тем, что нотариусы, банки и государственные органы не знают и не обязаны знать внутреннего права этих стран. Но, если Вы предоставите юридическое заключение авторитетной юридической фирмы о правильном оформлении Ваших документов, то Апостиль от Вас не потребуют.
Что такое легализация документов?
Законодательство и документооборот каждой страны имеет свои особенности, поэтому документы, выданные государственными органами или при их участии, например, в России, имеют юридическую силу только на территории Российской Федерации и на территории другой страны (например, Испании) не признаются. Для решения данной проблемы и существует процедура легализации документов, которая в данном случае подтверждает их соответствие российскому законодательству, удостоверяет подлинность подписи должностного лица, подписавшего документ, а также печать государственного органа, таким образом придает российским документам юридическую силу в Испании.
Существует два вида легализации документов: консульская легализация и апостиль. Консульская легализация — это сложный, многоступенчатый процесс, который включает в себя нотариальное заверение копии документа или его перевода, заверение подлинности подписи нотариуса в Министерстве Юстиции России, заверение подлинности подписи чиновника Министерства Юстиции в Консульском Департаменте МИД России и финальное заведение документа в консульстве Испании (или в другом консульстве, в зависимости от страны, в которую необходимо представить документы).
В 1961 году была принята Гаагская конвенция, которая отменила легализацию документов и заменила этот сложный и бюрократический процесс на апостиль. Россия присоединилась к данной конвенции в 1992 году. Испания также является участником Гаагской конвенции, это важно, т.к. только в таком случае возможно ее применение в отношении российских и испанских документов.
Могут ли отказать в проставлении штампа апостиль?
К сожалению, да.
Апостиль не ставят в следующем случае:
Пример: не ставится апостиль на справки из налоговой, предоставляемые в Казахстан.
Пример: человек родился в СССР, получил свидетельство о рождении в Узбекистане. Потом уже после распада СССР он сделал повторное свидетельство о рождении в Узбекистане и, будучи при этом гражданином РФ, он хочет поставить апостиль на данное повторное свидетельство. Ему откажут. Апостиль в таком случае проставляет Узбекистан, а не Россия. Есть и другие случаи.
Поэтому, менеджер бюро переводов, посмотрев документ, заранее сообщит вам, примут его на апостиль или нет. В некоторых случаях, например при проставлении апостиля на документ об образовании, если документ принят госорганом на рассмотрение, но принято решение об отказе, госпошлина за проставление апостиля и сбор за услуги бюро переводов не возвращаются. В подтверждение отказа госорганом выдается письмо об отказе.
Нужно ли переводить апостиль?
Обычно в стране предоставления апостиля требуется нотариально заверенный перевод всего документа и апостиля в том числе. Например, для оформления учебной визы или визы для заключения брака (виза невесты) в Германию Генеральное Консульство Германии обязательно требует нотариально заверенный перевод всех документов на немецкий язык. Если требуется еще и апостиль, то перевод делается после оформления апостиля. В связи с этим Бюро переводов №1 рекомендует делать нотариально заверенный перевод документа с апостилем, тогда в стране предоставления апостиля не возникает никаких вопросов. При обращении в Бюро переводов №1 отпадает необходимость искать переводчика и нотариуса в другой стране, вы напрямую можете идти в госорган или учебное заведение.
На какие документы ставится апостиль
Большинство граждан, впервые собирающих бумаги для поездки за рубеж, интересует вопрос, на какие документы ставится апостиль и что для этого нужно.
Легализующий штамп можно поставить на:
Справки и бланки, полученные в государственных ведомствах страны, например:
-
решения и постановления судов разных инстанций;
-
свидетельства о несудимости;
-
медицинские справки;
-
трудовые книжки, прочие свидетельства, подтверждающие наличие трудового стажа;
-
оригиналы документов, оформленных в органах ЗАГС (свидетельства о рождении, смерти, браке, разводе);
-
банковские выписки;
-
справки о наличии образования (дипломы, сертификаты, аттестат);
-
свидетельства юридических компаний, прошедшие заверение в регистрационных учреждениях (устав, ОГРН, ИНН и прочие).
Нюансы, связанные с проставлением апостиля на документы
Подтверждение справок с помощью штампа Apostile осуществляется быстрее и проще, чем консульская легализация, однако и эта процедура имеет свои нюансы, о которых стоит знать:
-
Поставить апостиль на документы можно только в государстве, в котором был выдан документ. То есть на справки, полученные во Франции, не получится удостоверить в Италии или России.
-
Не получится поставить нужный штамп в консульстве или посольстве, так как ведомства не имеют полномочий на оказание данной услуги.
-
Апостилирование осуществляют государственные ведомства.
-
Если свидетельство/диплом будут использоваться на территории одного государства, то легализировать его не нужно. Процедура требуется только для заграничных поездок.
-
Удостоверяющий штамп может проставляться на официальные бланки. Если договор или справка написана в произвольной форме и не имеет печатей, в заверении будет отказано.
-
Время ожидания проставления штампа может составлять от нескольких дней до двух месяцев. Чаще всего процедура проводится быстро.
-
Специалисты апостилируют бланки в ручном режиме, после тщательных проверок. Обязательно проверяются подлинность подписи на документе (ее сверяют с образцами), наличие печатей, достоверность описанных в справке сведений. При необходимости направляются запросы в соответствующие органы.
-
Для проведения апостилирования придется предоставить дополнительные документы: нужен паспорт для подтверждения личности, заявление на предоставление услуги, а также оригинал бумаги, требующий подтверждения.
Есть государства, которые не требуют легализации свидетельств и прочих бумаг. С этими странами были заключены двусторонние соглашения. К таким странам относятся:
-
Австралия.
-
Венгрия.
-
Доминиканская Республика.
-
Белоруссия.
-
Финляндия.
-
Мальта.
-
Эстония.
-
Аргентина.
-
Румыния.
-
Великобритания.
-
Туркменистан.
-
Нидерланды.
-
Исландия.
-
Молдавия и другие.
От чего зависит: оригинал или копия?
Во-первых, есть список документов, которые можно апостилировать только в копии (см. следующий пункт). Если же документ допустимо апостилировать и в подлиннике, и в копии, то надо исходить из требований той организации, куда вы будете сдавать документы. В разных странах и даже в разных организациях одной и той же страны могут действовать разные правила. Где-то они строгие (нужно предоставлять только подлинники с апостилем), где-то более лояльные — подойдут и копии. Актуальные требования надо уточнять самостоятельно. Нежелательно искать такую информацию где-то на форумах в Интернете — условия могли измениться.
Если правила нестрогие и допускается ставить апостиль и на оригинале, и на нотариальной копии, можно сделать выбор исходя из плюсов каждого способа (см. ниже).